Métier Assistant administratif
Faire un BTS pour devenir Assistant administratif
Le métier d’assistant administratif nécessite organisation et polyvalence. Essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise, il gère les courriers, les rendez-vous, les fournisseurs et les clients. En fonction de la société dont il dépend, il pourra être en charge des activités administratives d’un ou plusieurs services.
Les fonctions d'un assistant administratif
En fonction de la taille de la société dans laquelle il travaille, l’assistant administratif est en charge d’un ou de plusieurs services.
Ses responsabilités sont multiples :
- Réponse aux appels téléphoniques,
- Accueil des visiteurs,
- Réception des commandes,
- Réponse aux fournisseurs et aux clients,
- Planification des rendez-vous et des réunions,
- Envoi et réception des courriers,
- Suivi des dossiers,
Dans des structures type PME-PMI, il pourra être en charge de l’ensemble de l’administratif de l’entreprise. Il peut mettre à profit l’ensemble des enseignements suivis.
Dans une entreprise plus importante, l’assistant administratif peut se spécialiser (accueil, comptabilité, etc.). Il sera plus pointu sur ce domaine et devra gérer un volume d’affaires plus important.
Pourquoi faire un BTS pour exercer le métier d'assistant administratif ?
Véritable support des services, l’assistant administratif doit remplir des tâches spécifiques sur un certain nombre de dossiers.
Une formation de qualité est indispensable pour réussir sur ce poste. Le BTS menant au poste d’assistant administratif permet d’acquérir toutes les connaissances et les compétences nécessaires pour exercer cette profession. Ce diplôme professionnalisant de niveau Bac+2 est reconnu par le ministère de l’Enseignement supérieur. Accessible après le bac, vous pouvez postuler au BTS si vous justifiez de 3 ans d’expérienceprofessionnelle.
Lors de ce cursus d’assistant administratif, des stages de 6 semaines par an sont proposés pour vous permettre d’acquérir une expérience professionnelle significative. EPB propose aussi le BTS pour devenir assistant administratif en alternance.
À l’obtention de votre diplôme, vous serez un professionnel administratif incontestable.
Les compétences acquises en BTS pour être assistant administratif
De nombreuses qualités sont nécessaires pour devenir assistant administratif.
Professionnel polyvalent, il est capable de gérer plusieurs dossiers sur divers sujets et il doit savoir prioriser. Il est en relation avec de multiples interlocuteurs au sein et à l’extérieur de l’entreprise : fournisseurs, clients, directions, salariés. Ces compétences relationnelles et diplomatiques ne sont plus à démontrer.
Le BTS des futurs assistants de gestion administrative permet de travailler entre autres les compétences suivantes :
- Maitrise des outils informatiques (pack office, etc.),
- Français : expression écrite et orale,
- Langues vivantes (anglais obligatoire et espagnol),
- Relation avec les clients et les fournisseurs,
- Communication,
- Organisation et planification de projet,
- Optimisation des processus administratifs,
- Culture économique, juridique et managériale.
En fonction du BTS suivi pour devenir assistant administratif les compétences acquises peuvent varier.
La formation pour devenir assistant administratif
Pour devenir assistant administratif, il existe deux formations qui dépendent du type d’entreprise dans laquelle on souhaite évoluer.
Pour les étudiants souhaitant travailler dans une petite structure, le BTS GPME (Gestion des Petites et Moyennes Entreprises) est indiqué. Les titulaires de ce cursus sont un réel soutien pour les directeurs de ces structures. Au-delà d’assister les dirigeants sur la partie administrative, ils apprendront à gérer les parties commerciales, ressources humaines ou encore la comptabilité.
Le BTS SAM est indiqué pour les personnes préférant travailler dans des entreprises plus importantes. Avec un apprentissage systématique de deux langues (anglais et espagnol), il permet au futur assistant administratif d’évoluer dans un contexte international. En fonction des affinités, le futur assistant administratif peut se spécialiser dans un domaine.
BTS pour devenir assistant administratif en alternance
Suivre le BTS menant à la profession d’assistant administratif en alternance, c’est se donner toutes les chances d’évoluer sereinement sur ce poste. En effet, l’alternance est un mode de formation très apprécié des recruteurs. Les diplômés ayant fait le BTS en alternance connaissances le quotidien et les exigences du poste.
EPB a mis en place des ateliers alternance pour ces étudiants. Lors de ces temps privilégiés, le CV, la lettre de motivation seront retravaillés pour optimiser les possibilités de trouver une entreprise d’accueil qui vous convienne. De plus, vos candidatures sont proposées à nos entreprises partenaires. Notez que les places en BTS en alternance sont limités. Le cursus peut être suivi en formation initiale avec des stages en entreprise de 6 semaines par an.
L’organisation du BTS des futurs assistants de gestion administratif en alternance se passe comme suit :
- 2 jours de cours sur le campus de EPB,
- 3 jours en entreprise.
Ce mode d’organisation hebdomadaire permet de mettre directement en application les compétences travaillées au cours du cursus. Vous découvrirez au fur et à mesure du BTS, les contraintes et les exigences du poste d’assistant administratif.
Point non négligeable : votre formation est prise en charge par l’OPCO de votre entreprise d’accueil. Le BTS pour devenir adjoint administratif en alternance est gratuit pour vous et pendant les deux années du cursus, vous percevez une rémunération.
Une fois votre diplôme de BTS obtenu, vous justifierez d’une expérience professionnelle de deux ans.
L’établissement EPB propose des formations BTS GPME et BTS SAM en alternance pour devenir assistant administratif. Vous pouvez candidater en ligne sur le site internet de l’école.
Questions fréquentes — Devenir assistant administratif
Le BTS Gestion de la PME (GPME) et le BTS Support à l'Action Managériale (SAM) sont les deux formations les plus adaptées pour devenir assistant administratif. Le BTS GPME vous forme à la gestion administrative polyvalente au sein d'une entreprise, tandis que le BTS SAM vous oriente davantage vers l'appui à la direction. Les deux diplômes se préparent en alternance.
L'assistant administratif assure le suivi des dossiers, la gestion des documents, l'accueil et l'organisation interne d'un service. Ses tâches incluent le traitement du courrier, la préparation de réunions, la mise à jour de bases de données et la coordination avec les différents services de l'entreprise. C'est un poste polyvalent qui demande rigueur et sens de l'organisation.
Le métier d'assistant administratif requiert des compétences en gestion administrative, en maîtrise des outils bureautiques et en communication professionnelle. L'organisation, la discrétion et la capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément sont essentielles. La formation en alternance permet d'acquérir cette expérience professionnelle directement en entreprise.
En début de carrière, un assistant administratif perçoit généralement entre 22 000 et 26 000 euros brut annuels dans le secteur privé. La rémunération varie selon le secteur d'activité, la taille de l'entreprise et le niveau de responsabilité du poste. Avec de l'expérience, le salaire peut évoluer vers 30 000 euros brut et au-delà.
Les deux fonctions sont proches, mais le secrétaire administratif travaille souvent dans la fonction publique avec un cadre réglementaire spécifique, tandis que l'assistant administratif exerce principalement dans le secteur privé. Dans les deux cas, les missions de gestion administrative, d'accueil et de suivi de dossiers sont similaires. Un BTS GPME ou SAM vous prépare efficacement à ces deux métiers.
Oui, l'alternance est une voie particulièrement adaptée pour devenir assistant administratif. Elle vous permet de mettre en pratique vos compétences en gestion administrative directement au sein d'une entreprise. À EPB, nous accompagnons chaque étudiant dans sa recherche d'emploi en alternance, avec un suivi personnalisé tout au long de la formation.
Après quelques années d'expérience, un assistant administratif peut accéder à des postes de responsable administratif, d'office manager ou de chargé de gestion au sein d'un service ressources humaines ou comptabilité. Une poursuite d'études en Bachelor, puis en Mastère, ouvre la voie à des fonctions de direction administrative ou de management.